Privacyverklaring

Onze privacy toezegging aan u

Wanneer u solliciteert op een functie bij ons, vertrouwt u ons uw persoonsgegevens toe. Wij vinden deze relatie extreem belangrijk en beloven u het volgende:

• Wij verwerken uw persoonsgegevens volgens de Europese wet- en regelgeving voor gegevensbescherming en andere privacywetgeving die van toepassing is om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onbevoegde toegang en om veilige gegevensoverdrachten te garanderen.
• Wij zijn transparant over hoe wij uw verzamelde persoonsgegevens gebruiken.
• Wij maken vooraf duidelijk wat het voordeel van het delen van uw persoonsgegevens is en sluiten onze communicatie aan op uw behoeften en voorkeuren.
• Wij doen dit in begrijpbare taal en gedurende hele sollicitatieproces.
• Wij zorgen dat u controle heeft over uw persoonsgegevens en gebruiken uw feedback om onszelf continue te verbeteren.
• Wij zorgen dat uw persoonsgegevens veilig zijn bij ons. In het onwaarschijnlijke geval dat uw persoonsgegevens zijn gelekt, zorgen wij ervoor dat het lek zo snel mogelijk wordt gestopt en u onmiddellijk op de hoogte wordt gesteld.
• Als wij uw persoonsgegevens buiten onze organisatie moeten vrijgeven, beschrijven wij dit expliciet in onze privacyverklaring. Wij delen, verkopen of geven uw persoonsgegevens niet aan een externe organisatie zonder uw nadrukkelijke toestemming.
• Wij gaan betrouwbaar met uw persoonsgegevens om en streven naar internationale certificeringen (zoals ISO-27001).

Over deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die EPCOR verwerkt wanneer een sollicitant het sollicitatieproces ingaat of contact met ons opneemt. Wij verwerken uw persoonsgegevens primair voor het sollicitatieproces en om uw vragen te beantwoorden. Uw persoonsgegevens worden ook gebruikt voor een antecedentenonderzoek wanneer u een arbeidsovereenkomst aangaat met EPCOR. Een antecedentenonderzoek (oftewel een pre-employment screening) is binnen EPCOR vereist en wordt afgenomen binnen KLM. Bij dit onderzoek ga je bijvoorbeeld na of er in het verleden mogelijke incidenten zijn geweest bij andere werkgevers. Ook is voor een aantal functies een Schiphol pas vereist. Uw persoonsgegevens zullen dan voor de aanvraag hiervan gebruikt.

In deze privacyverklaring vindt u meer informatie over de persoonsgegevens die wij verzamelen en verwerken en welke rechten u heeft. 

1. De soorten persoonsgegevens die wij verwerken 

Algemeen

Wij kunnen de volgende categorieën persoonsgegevens verzamelen en verwerken: 

(A) Naam en overige identiteitsgegevens
Als u een profiel/persoonlijk account aanmaakt op de EPCOR-sollicitatiesite, registreren wij uw naam en het land van vestiging. 

(B) Uw contactgegevens en gegevens over uw persoonlijke account of registratie
Wij registreren uw telefoonnummer en e-mailadres. 

(C) Onze communicatie met u
Als u ons een e-mail stuurt, of contact met ons opneemt online of via sociale media, registreren wij uw berichten. Als u ons belt, leggen onze medewerkers uw vragen of klachten vast in onze database. 

(D) Informatie die wij verzamelen als u gebruikmaakt van onze websites en andere digitale media
Wanneer u onze websites bezoekt of andere digitale diensten, kunnen wij uw IP-adres, type browser, besturingssysteem, doorverwijzende website en surfgedrag vastleggen. Deze informatie wordt verzameld via cookies en vergelijkbare technologieën. Meer informatie is te vinden in het KLM cookie beleid. 

Speciale categorieën persoonsgegevens
Voor bepaalde categorieën persoonsgegevens, zoals gegevens waaruit ras, etnische afkomst, geloof of levensovertuiging blijken, gegevens over uw gezondheid of strafrechtelijke gegevens, gelden op grond van de toepasselijke privacywetgeving strengere regels. Normaal gesproken verzamelt en verwerkt EPCOR deze categorie van persoonsgegevens in het sollicitatieproces niet. 

2. Hoe wij uw gegevens verzamelen 

Wij verzamelen de hiervoor genoemde categorieën van persoonsgegevens als volgt: 

(A) Door u verstrekte persoonsgegevens
Wanneer u een profiel / persoonlijk account aanmaakt op de EPCOR-sollicitatiesite, een survey invult of zich aanmeldt voor het ontvangen van e-mails. 

(B) Persoonsgegevens die wij ontvangen van andere partijen, zoals bijvoorbeeld uitzendbureaus
Wij ontvangen dan uw gegevens van deze partijen om uw sollicitatie(s) af te handelen. We ontvangen dan uw identificatiegegevens en contactgegevens. 

(C) Als u onze website of mobiele apps gebruikt, verzamelen wij informatie via cookies en vergelijkbare technologieën
EPCOR maakt gebruik van eigen cookies en van cookies van derden. Meer informatie hierover vindt u het KLM cookiebeleid. 

(D) Wij ontvangen bepaalde informatie van de overheid of van overheidsinstanties ten behoeve van de veiligheid binnen EPCOR
Deze persoonsgegevens zijn gerelateerd aan het EPCOR-screeningproces en de aanvraag van een antecedentenonderzoek. 

3. De doeleinden waarvoor wij uw gegevens gebruiken 

3.1. De belangrijkste doeleinden waarvoor wij uw gegevens gebruiken 

(A) Om onze diensten in het sollicitatieproces aan u te leveren
Wij gebruiken de onder 1.1 (A) tot en met (D) beschreven informatie om uw sollicitatie af te handelen. Wij gebruiken uw contactgegevens om u over de status van uw sollicitatie te informeren. 

B) Om u een survey te sturen over het sollicitatieproces
Het is mogelijk dat u een uitnodiging ontvangt om een survey in te vullen over uw ervaringen voor, tijdens en na het sollicitatieproces. De resultaten van deze survey zullen volledig geanonimiseerd worden verwerkt. Deelname is uitsluitend om vrijwillige basis en zal uw sollicitatieproces op geen enkele wijze beïnvloeden. 

(C) Om u aanbiedingen van vacatures van EPCOR te sturen
Als u een profiel/account aanmaakt op de EPCOR-vacaturesite kunt u aangeven of u gepersonaliseerde e-mails wilt ontvangen over vacatures.Uitschrijven: U kunt zich op ieder moment uitschrijven voor deze e-mails. Hieronder vindt u een uitleg over hoe u zich kunt uitschrijven door contact op te nemen met het EPCOR Recruitmentteam via Recruitment@EPCOR.nl.

(D) Om met u te communiceren
Wij gebruiken uw contactgegevens om met u te communiceren over het sollicitatieproces, om uw vragen te beantwoorden en uw klachten af te handelen. 

(E) Voor onze bedrijfsvoering of om aan wettelijke verplichtingen te voldoen
Wij verzamelen, gebruiken en bewaren uw persoonsgegevens voor onze bedrijfsvoering, zoals onze administratie, voor fraudepreventie en -bestrijding of voor geschillenbeslechting. Wij verwerken uw persoonsgegevens ook ten behoeve van de naleving van onze wettelijke verplichtingen. 

3.2 Wettelijke grondslag

We kunnen uw persoonsgegevens uitsluitend verwerken als wij daarvoor een wettelijke grondslag hebben. In veel gevallen hebben wij uw persoonsgegevens nodig om uw sollicitatie in ontvangst te nemen en te verwerken, uw sollicitatie te registreren, selectiegesprekken te plannen, om uw vragen te beantwoorden en om de screening uit te voeren. (zie 4.1 (A), (B) en (E) hierboven). Wij verwerken uw gegevens dan op de rechtsgrond ‘de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de verwerkingsverantwoordelijke’. Wij maken altijd een zorgvuldige afweging van alle belangen: uw belangen, die van anderen en die van EPCOR. Als u toestemming heeft gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens (welke toestemming u te allen tijde weer kunt intrekken), verwerken wij uw gegevens op basis van die toestemming. Op die grondslag zullen wij uw persoonsgegevens bijvoorbeeld verwerken om u te informeren over vacatures en voor uw deelname aan surveys. Indien u weigert om de persoonsgegevens te verstrekken die we nodig hebben voor de uitvoering van het sollicitatieproces of voor de naleving van een wettelijke verplichting, kunnen we mogelijk het sollicitatieproces niet voltooien. Dan moeten we bijvoorbeeld uw sollicitatieproces stoppen. Als u onvolledige of onjuiste gegevens heeft verstrekt, kunnen wij ons genoodzaakt zien om u de toegang tot het sollicitatieproces te ontzeggen of het sollicitatieproces af te breken. 

4. Verlenen van inzage aan of uitwisseling van gegevens met derden 

4.1. Algemeen

Wij kunnen uw persoonsgegevens in de volgende gevallen aan derden verstrekken: 

(A) Voor het faciliteren van het antecedentenonderzoek
Om dit onderzoek af te handelen, moeten wij uw persoonsgegevens uitwisselen met de Nederlandse autoriteiten. 

(B) Met een uitzendbureau
Indien u als flexmedewerker al werkzaam bent geweest voor EPCOR is het mogelijk dat wij, om te bepalen welke contractvorm wij u kunnen aanbieden, contact opnemen met het uitzendbureau waarvoor u werkzaam bent/bent geweest. Wij zullen hiervoor te allen tijde vooraf aan u toestemming vragen voor deze verwerking van uw persoonsgegevens. 

(C) Voor ondersteunende of aanvullende diensten
Om onze diensten te leveren, maken wij gebruik van ondersteunende of aanvullende diensten van derden, zoals IT-leveranciers, sociale-media-providers en marketing- en screeningbureaus. Al deze derden zijn verplicht uw persoonsgegevens afdoende te beschermen en deze alleen te verwerken overeenkomstig onze instructies. 

5. Veiligheid en bewaring 

5.1. Veiligheid 

(A) Onze inzet
Borging van de veiligheid en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens heeft bij ons prioriteit. Rekening houdend met de aard van uw persoonsgegevens en de risico's van verwerking, hebben wij alle passende technische en organisatorische maatregelen getroffen die vereist zijn op grond van de geldende wettelijke voorschriften (met name artikel 32 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)), zodat een passend veiligheidsniveau is geborgd en met name ter voorkoming van onbedoelde of onrechtmatige vernietiging, verlies, wijziging of verstrekking van, inbreuk op of onbevoegde toegang tot deze gegevens. 

(B) Veiligheidsmaatregelen  

Contractuele maatregelen
Wij kunnen gebruik maken van de diensten van derde partijen in het sollicitatieproces, zoals een assessmentbureau. EPCOR stelt strenge eisen aan deze derde partijen en er worden met deze partijen contractuele afspraken gemaakt over het doel van de verwerking en de beveiliging van uw persoonsgegevens. 

De ontwikkeling van onze beveiligingssystemen
Om een passend veiligheidsniveau te handhaven, beschikken wij over interne processen volgens de beste standaarden (met name de ISO 27000-standaarden). We maken gebruik van ter zake kundige professionals om een zo hoog mogelijk beschermingsniveau te borgen. In dat kader onderhouden wij een speciale relatie met het NCSC (National Cyber Security Centre). 

Wat u zelf kunt doen
Bij de beveiliging en geheimhouding van persoonsgegevens draait het om een optimale inzet van alle betrokkenen. Wanneer u solliciteert maakt u een gebruikersnaam en wachtwoord aan. Deze gegevens dienen te allen tijde geheim te blijven. Als deze referenties bij anderen terechtkomen, kunnen zij toegang krijgen tot uw account via onze systemen. Ook adviseren wij u om de wachtwoorden die u voor onze diensten gebruikt, niet aan derden te verstrekken, om systematisch uit uw profiel uit te loggen en om het browserscherm na afloop van uw sessie te sluiten, met name als u vanaf een openbare computer van internet gebruikmaakt. Zo voorkomt u dat andere gebruikers uw persoonsgegevens kunnen inzien. Om het risico van hacking te voorkomen, raden wij aan om voor elke onlinedienst waarvan u gebruikmaakt, een ander wachtwoord te gebruiken. Wij zijn niet verantwoordelijk voor diefstal van uw gegevens op een platform dat niet door ons wordt beheerd. Als u deze gegevens toch op sociale media plaatst, dient u bekend te zijn met de algemene gebruiksvoorwaarden, de informatiebeveiliging en het privacy beleid van de betreffende netwerkaanbieders. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de wijze waarop uw gegevens op een dergelijk platform worden verwerkt, opgeslagen of doorgegeven. 

Bewaring
Wij bewaren uw persoonsgegevens gedurende een periode van vier weken na beëindiging van de sollicitatieprocedure. Indien u ons toestemming geeft uw gegevens langer te bewaren, worden uw sollicitatiegegevens één jaar na einde van de sollicitatieprocedure bewaard. 

6. Internationale doorgifte van gegevens 

EPCOR zal de gegevens die van u verzameld zijn in het sollicitatieproces niet doorgeven buiten de Europese Economische Ruimte. 

7. Uw rechten 

7.1. Door contact op te nemen met het EPCOR Recruitmentteam via Recruitment@EPCOR.nl kunt u alle rechten uitoefenen die u volgens de geldende privacywetgeving toekomen, waaronder (A) het inzien van uw gegevens, (B) het rectificeren van uw gegevens, (C) het wissen van uw gegevens, (D) het beperken van de verwerking van uw gegevens en (E) het recht op gegevensoverdraagbaarheid. 

(A) Recht van inzage
U mag ons vragen of wij uw persoonsgegevens verwerken. Is dat het geval, dan kunt u inzage in deze gegevens krijgen. 

(B) Recht op rectificatie
U heeft het recht om uw gegevens te rectificeren indien deze onjuist of onvolledig zijn. Dit kunt u corrigeren in de AFAS Werving & Selectie Portal. 

(C) Recht op gegevenswissing
In het geval u uw gegevens wilt verwijderen, kunt u dit zelf doen in de AFAS Werving & Selectie Portal. U heeft ook het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen. Dit betekent dat wij uw gegevens dan verwijderen. Het wissen van uw persoonsgegevens vindt alleen plaats in bepaalde gevallen, die wettelijk zijn voorgeschreven en vermeld staan in artikel 17 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), bijvoorbeeld wanneer uw persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor zij oorspronkelijk werden verwerkt of wanneer ze onrechtmatig zijn verwerkt. Door de wijze waarop wij bepaalde diensten hebben ingericht, kan het enige tijd duren voordat back-ups zijn gewist. 

(D) Recht op beperking van verwerking
U heeft het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te laten beperken. Dit houdt in dat wij de verwerking van uw gegevens gedurende een bepaalde tijd opschorten. Omstandigheden die hiertoe aanleiding kunnen geven, zijn onder meer situaties waarin de juistheid van uw persoonsgegevens wordt betwist, maar wij enige tijd nodig hebben om de (on)juistheid daarvan te verifiëren. Dit recht betekent niet dat wij uw persoonsgegevens niet mogen blijven opslaan. Wij laten u weten wanneer de beperking wordt opgeheven. 

(E) Recht op gegevensoverdraagbaarheid
Uw recht op gegevensoverdraagbaarheid houdt in dat u ons mag vragen om uw persoonsgegevens, indien dit technisch mogelijk is, in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm te verkrijgen en deze aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen. Op verzoek en indien dit technisch mogelijk is, worden uw persoonsgegevens door ons dan rechtstreeks overgedragen aan de andere verwerkingsverantwoordelijke. 

7.2. Intrekking van uw toestemming
U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken door de specifieke instructies te volgen die betrekking hebben op de verwerking waarvoor u toestemming heeft gegeven. U kunt daarvoor ook contact opnemen met het EPCOR Recruitmentteam van EPCOR via Recruitment@EPCOR.nl. 

7.3. Weigering of beperking van rechten
Er kunnen zich situaties voordoen waarin wij uw hierboven in 7.2 beschreven rechten kunnen weigeren of beperken. Wij beoordelen per geval zorgvuldig of er sprake is van een dergelijke uitzondering. U ontvangt hiervan bericht. Zo kunnen wij uw verzoek tot inzage weigeren wanneer dit nodig is ter bescherming van de rechten en vrijheden van anderen, of we kunnen weigeren om uw persoonsgegevens te verwijderen als de verwerking van deze gegevens nodig is om aan wettelijke verplichtingen te voldoen. Het recht op gegevensoverdraagbaarheid geldt bijvoorbeeld niet als de persoonsgegevens niet door u zijn verstrekt of als we de gegevens niet verwerken op basis van uw toestemming of voor de uitvoering van een overeenkomst. 

7.4. Rechten uitoefenen
Als u uw rechten wilt uitoefenen, kunt u dit doen door een verzoek in te dienen bij het Recruitmentteam van EPCOR via Recruitment@EPCOR.nl. 

7.5. Vragen, opmerkingen of klachten
Heeft u vragen, opmerkingen of klachten over deze privacyverklaring? Neem dan gerust contact met ons op. Als uw probleem niet naar tevredenheid is opgelost, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthouder. In Nederland is de Autoriteit Persoonsgegevens in Den Haag belast met het toezicht op de naleving van de privacywetgeving. 

8. Actualisatie van dit privacyverklaring 

8.1. Deze privacyverklaring treedt in werking op 18 december 2023. Deze privacyverklaring wordt van tijd tot tijd herzien.